相信「存證信函」這個名詞大家都不陌生，但是聽過不代表真的完全了解其中的涵義。以下用簡單的三個重點來教大家搞懂存證信函到底是什麼，以及該怎麼使用存證信函來保障自己的權益，希望大家看完會更了解存證信函一點。
一、存證信函是什麼？
首先，存證信函是一種【告知、並留存證據】的文書資料。
應該不少人有聽過，當有各種糾紛發生、或是即將要發生的時候，往往都會聽見要寄、或要收存證信函的方式，為什麼會有這種情形呢？
根據《郵件處理規則》第34條：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」
因為存證信函必須由郵局掛號寄出，所以這是一種【證明】的證據。而且寄件人、收件人、以及郵局都會各擁有一份。這樣的目的是為了，日後如果真的有訴訟行為產生，這份存證信函可以用來當作【已盡告知義務】的正式通知。
有了正式的通知，在訴訟過程中，才有能夠當作證據，證明說當初真的有發過這份通知，並不是空口說白話。
二、存證信函要寫些什麼內容？
了解了什麼是存證信函後，來說說存證信函可以幫助我們達到什麼目的。
這邊要先說明一件事，存證信函是一個「意思表示」的傳達。
舉例來說，假設A借了錢給B，並且約定一個月後還錢，但是B遲遲未還款，那麼A可以寄存證信函給B，要求B還款，上面通常要闡述：
1.有借錢的事實。
2.請B在限定日期內還款。
3.如逾期還是沒有還款的話，之後會採取的相關法律行為。
日後如若走上訴訟程序，到時候這份存證信函就可以當作是【曾經的催告文件】，當B謊稱沒有收到、或是根本不清楚時，可以用來證明A向B催討債務並不是突如其來的行為。
各位注意到了嗎？
存證信函可以當作是【我向你通知，並且催促你還款】的證明
所以存證信函能幫助我們的最大功能就是【把我要說的話，證明我已經明確地告知給收件人了】
因此，舉凡是要：告知、催告、解除或終止契約、傳達時效、或作為證明之用，都可以用存證信函來當作通知及證明的文件。
三、收件人拒收存證信函該怎麼辦
上面說了那麼多，那如果收件人不管用什麼方法，就是拒收這份存證信函的話，該怎麼辦呢？
如果情況允許的話，通訊地址及戶籍地址可以考慮同時寄送，如果都被拒收的話，退回的信件建議留存，上面會有郵務員勾選的退回理由，這也是一種證據，當證明當初的確有送出的事實。
吳于安律師小叮嚀：
總的來說，存證信函上建議要寫明：
1.說明清楚發生什麼事。
2.明確說明需要傳達「意思表示」的事項or告知希望對方採取什麼樣的行動。（最好有期間限制）
3.未來打算向對方進行的法律上行動。
另外提醒大家，存證信函是一式三份，三份的內容必須要是一模一樣才行哦！
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中華民國合格專利代理人
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台北、新北、士林法律扶助基金會 扶助律師
台北市政府&中正區&文山區公所諮詢律師
中華影音行銷協會 理事兼顧問律師
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中華民國人力仲介協會 顧問律師
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